Saturday, October 15, 2016

Macam mana nak delete calendar


Bertemu lagi kita di blog macammana.com. Terima kasih kerana masih lagi setiap bersama kami untuk mempelajari tip-tip untuk perkara atau kegiatan yang biasa kita lalui dalam kehidupan kita seharian.

Dalam entri sebelum ini, anda sudah mempelajari cara-cara untuk membuat housekeeping mailbox and di dalam Outlook dengan membuat backup e-mel dengan meyimpannya ke dalam PST. Anda juga telah mempelajari cara-cara untuk membuat backup untuk kalendar anda.

Jika anda terlepas, anda boleh melayari semula cara-cara tersebut melalui link di bawah;



Untuk entri kali ini, saya akan berkongsi dengan anda cara-cara yang yang selamat untuk membuat memadam entri lama di dalam kalendar anda agar tidak terpadam termujanji mesyuarat yang belum berlangsung atau termujanji mesyuarat berulang (recurrence) sama ada mingguan atau bulanan.


Kenapa perlu delete calendar?

Seperti yang anda sedia maklum, tujuan kita memadam e-mel di dalam inbox, sent items, dan deleted items adalah untuk mendapatkan semula free space di dalam mailbox kita di dalam server. Setiap syarikat mempunyai polisi e-mel yang tersendiri yang mana mereka mungkin hanya memberikan saiz tertentu mailbox setiap pengguna bergantung kepada jawatan atau bidang tugas di dalam organisasi tersebut. 

Untuk pengetahuan anda, entri di dalam kalendar juga menyumbang kepada saiz di dalam mailbox anda. Kerana, kadangkala meeting invitation yang dihantar mungkin mengandungi lampiran atau attachment sebagai rujukan untuk digunakan oleh pengguna yang dijemput untuk menghadiri sesuatu mesyuarat itu. 

Macam mana nak delete calendar?




Memadam kalendar merupakan suatu tugas yang mudah, tetapi harus dilakukan dengan berhati-hati. Seperti apa yang dikatakan di atas, anda harus pastikan anda tahu entri yang mana yang boleh dan tak boleh di padam. 

Cara-caranya

Langkah pertama:

Pada paparan utama Microsoft Outlook, klik pada butang Calendar (rajah 1)
rajah 1

Langkah kedua:

Klik pada tab view, kemudian klik change view dan akhir sekali, list (rajah 2)

rajah 2

Langkah ketiga:


Seterusnya, klik pada anak panah segitiga di sebelah perkataan Recurrence melihat jumlah recurrence yang ada di dalam kalendar anda (rajah 3).


rajah 3

Pastikan kumpulan entri kalendar anda di kenal pasti sebagai Recurrence: (none):. Ini bermaksud tiada jadual atau schedule yang berulang (rajah 4). Seperti contoh di bawah, anda boleh lah mula menyemak dan mengenal pasti appoinment yang mana yang boleh di padam.

rajah 4



Langkah ketiga:

Sekarang, klik balik pada anak panah segitiga. Anda akan dapat melihat semula senarai penuh entri kalendar anda. Cuba perhatikan pada kolum End dan semak tarikh yang sudah lepas. (rajah 5). Contohnya, sekarang kita berada di dalam bulan Oktoboer 2016. Jadi, cuba cari tarikh yang berakhir pada bulan atau tahun yang sebelum itu. Bagi kes di bawah, saya telah kenal pasti entri yang sudah luput yang kebanyakannya berakhir dari bulan Ogos sehingga Disember 2015. Perhatikan juga bahawa tiada Recurrence Pattern pada sebelah kanannya. In bermakna, meeting ini tidak berulang dan berakhir pada tarikh yang dipaparkan.

rajah 5

Langkah keempat:


Seterusnya, highlight semua entri yang anda hendak delete. Contohnya saya pilih untuk padam entri dari 27 Ogos 2015 sehingga 18 Disember 2015. (rajah 6).
rajah 6

Selepas anda highlight, tekan butang delete dan semua yang anda highlight tadi akan dipadam. (rajah 7).

rajah 7


Kesimpulan

Sentiasa lah mengemaskini atau melakukan housekeeping email anda untuk mengelakkan gangguan terhadap kerja-kerja anda. Dengan mengetahui cara-cara melakukan housekeeping ini, sudah pasti dapat menjimatkan masa anda sekiranya terjadi masalah "your mailbox is full" dengan tanpa perlu melaporkan kepada pakar IT anda yang mana pada ketika itu mungkin sedang sibuk mengendalikan kes-kes yang lebih penting yang perlukan penyelesaian yang segera. Cadangan saya, cuba kemaskini backup anda setiap 4 bulan, contohnya Januari hingga April, Mac hingga May, dan seterusnya agar memudahkan anda untuk merujuk kembali transaksi e-mel yang berlangsung setiap suku tahunan.

Selamat mencuba..!!