Saturday, October 15, 2016

Macam mana nak backup Outlook


Di zaman yang serba moden ini, tidak kira sama ada anda bekerja di sebuah syarikat kecil, besar, multinational, atau sebagai seorang sekali pun, sudah pasti and mempunyai sekurang-kurangnya satu akaun e-mel. Ia merupakan satu perkhidmatan yang "wajib" anda untuk setiap orang, walaupun anda tidak menggunakannya secara langsung. Mana tidak nya? Untuk mendaftar dan mengakses ke Facebook pun, mesti menggunakan e-mel.

Sekiranya anda bekerja di dalam sebuah organisasi atau syarikat yang boleh dikatakan "besar", berkemungkinan terdapat sebuah Data Center atau Server Room di premis anda. Pelbagai jenis server yang digunakan seperti Active Directory Server, Backup Server dan Exchange Server. Anda sebagai pengguna pula pastinya akan menggunakan perisian seperti Microsoft Outlook sebagai perisian utama untuk mengakses e-mel.

Untuk mengawal kos operasi dan pembelian aset Server di syarikat anda, pasti beberapa polisi telah dibuat oleh Jabatan Teknologi Maklumat. Antaranya, menghadkan saiz mailbox bagi setiap pengguna untuk mengimbangi jumlah pengguna dan saiz storan di dalam Exchange Server tersebut. Jadi, apabila mailbox anda sudah penuh, sudah pasti anda tidak dapat menerima atau menghantar e-mel. Ini kerana, setiap e-mel yang dihantar atau diterima akan memenuhi ruang storan secara keseluruhan yang melibatkan mailbox anda dan storan di dalam server. Apabila perkara ini terjadi, sudah semestinya anda perlu melakukan pembersihan mailbox untuk memberikan ruang supaya e-mel baru boleh diterima atau dihantar. 

Macam mana saya nak buat?


Perkara asas yang perlu dilakukan untuk pembersihan mailbox ialah dengan memadam atau "delete" semua e-mel yang terdapat di dalam Outlook anda. Folder-folder utama yang terdapat dalam Outlook antara lain ialah Inbox, Draft, Sent Items, Deleted Items, Archive, Junk E-mail dan Outbox.

Folder-folder yang biasanya aktif atau digunakan ialah Inbox, Sent Items dan Deleted Items. Folder-folder inilah yang memakan ruang storan di dalam mailbox anda. Maka dengan itu, segala kandungan yang terdapat di dalamnya haruslah di padam. 

Tetapi, anda pasti akan bertanya, sekiranya dipadam, macam mana saya nak merujuk atau mendapatkan semula e-mel saya sebelum ini?

Di sinilah anda perlu berhati-hati supaya anda tidak akan secara tidak sengaja memadam semua e-mel anda sebelum anda membuat backup.

Caranya cukup mudah sebenarnya untuk pengguna perisian Microsoft Outlook. Anda hanya perlu melakukan beberapa langkah untuk membuat fail backup dan folder-folder yang berkaitan di dalam setiap fail tersebut.

Cara-caranya

Langkah pertama:

Pada paparan utama Microsoft Outlook anda, klik pada butang New Items. Kemudian klik More Items, dan seterusnya klik Outlook Data File. (rajah 1)

rajah 1

Langkah kedua:

Namakan "File name" mengikut kesesuaian anda. Sebagai contoh, saya namakan fail backup saya sebagai macammana.pst dan klik OK (rajah 2) 

rajah 2

Langkah ketiga:

Sekiranya anda melihat di kolum sebelah kiri, anda akan dapat lihat fail macammana telah dipaparkan. Bila anda klik pada segitiga kecil di sebelah kirinya, fail itu akan menunjukkan sub folder asas di dalamnya, iaitu Deleted Items dan Search folders. (rajah 3)

rajah 3

Langkah keempat:

Seterusnya, klik butang kanan di atas macammana dan klik pada New Folder... (rajah 4)

rajah 4

Namakan folder anda sebagai Inbox (rajah 5)

rajah 5


Sekali lagi, klik butang kanan di atas macammana dan klik New Folder... dan namakan folder itu sebagai Sent Items. Hasilnya, anda akan dapat lihat folder yang terdapat di dalam file macammana iaitu Deleted Items, Inbox, Sent Items dan Search Folders (rajah 6)

rajah 6

Langkah kelima:

Selepas itu, anda boleh lah menyalin semua e-mel yang terdapat di dalam mailbox anda ke dalam folder yang baru kita buat sebentar tadi dengan menggunakan arahan "Copy". Selepas anda siap menyalin fail-fail tersebut, anda bolehlah memadam fail dari mailbox. Tetapi INGAT..!!! Jangan delete folder..!! Anda cuma perlu delete kandungan di dalam folder itu saja. Selepas itu, klik butang kanan di atas Deleted Items dan klik Empty deleted items... Selepas beberapa saat (atau minit, bergantung kepada kelajuan sambungan network atau server anda memproses dan synchronize dengan Outlook, anda akan memperoleh semula free space di dalam server mailbox dan transaksi e-mel anda akan berfungsi semula seperti biasa.

Bergantung kepada jumlah transaksi e-mel harian anda, anda mungkin perlu untuk melakukan semula backup ini untuk mengemaskini mailbox anda. Anda hanya perlu mengulangi "Langkah kelima" seperti di atas ini.

Harus juga diingat, anda dinasihatkan untuk memantau saiz fail PST yang anda create agar saiznya tidak melebihi 5 gigabyte. Kenapa saya kata begitu? Sekiranya fail PST anda terlalu besar, contohnya menjangkau saiz 20 gigabyte, anda akan merasai proses membuka dan menggunakan Outlook akan menjadi tersangat perlahan. Ia juga boleh menyebabkan fail PST anda rosak dan tidak dapat diakses lagi. Maka hilang lah backup anda selama ini. 

Jadi, untuk membuat backup yang baru, anda hanya perlu ikut semua proses di atas dimulai dengan Langkah pertama sehinggalah Langkah kelima. Anda boleh memberikan nama fail PST yang baru itu mengikut turutan, contohnya "macammana 01", "macammana 02" atau "backup 01", "backup 02", "backup 03" dan seterusnya.


Kesimpulan

E-mel boleh ditakrifkan sebagai "nyawa" bagi setiap orang di dalam setiap organisasi pada zaman ini. Oleh itu, gunakanlah ia dengan bijak dan teratur. Sebenarnya ada banyak lagi cara untuk mengoptimumkan penggunaan e-mel ini. Saya akan berkongsi lagi dengan anda beberapa lagi tip penggunaan Microsoft Outlook di dalam blog ini pada post yang akan datang.