Saturday, October 15, 2016

Macam mana nak backup Outlook Calendar


Pada pos sebelum ini, kita telah mempelajari macam mana hendak membuat backup e-mel di dalam Microsoft Outlook. 


Tetapi kadang-kadang anda masih mendapati yang mailbox anda masih lagi penuh. Anda sudah periksa di dalam inbox, sent items dan deleted items, semuanya sudah dipadamkan. Tetapi kenapa masih penuh? Ketika ini sudah pasti anda akan mengangkat telefon dan mendail pakar IT anda untuk mengadu yang mailbox anda masih penuh walaupun anda sudah menunggu lebih dari setengah jam.

Anda mungkin tidak mengetahui bahawa kalendar Outlook jugak menyumbang kepada saiz yang tersimpan di dalam mailbox anda. Kenapa begitu? Jika anda perasan, setiap meeting invitation akan dihantar melalui email. Apabila anda menerima atau accept invitation itu, email tersebut akan terus dipindahkan ke dalam deleted items dan jemputan tersebut akan tersimpan di dalam kalendar anda.

Jika anda dapat lihat di dalam gambar di sebelah, terdapat dua jenis entri di dalam kalendar ini. Yang pertama mempunyai kotak berjalur biru. Satu kotak lagi berwarna biru sepenuhnya. Apakah maksudnya?

Kotak yang berjalur biru bermaksud, anda telah menerima jemputan pada hari Selasa jam 10:00 pagi. Tetapi anda belum memberi maklum balas kepada pengirim sama ada setuju atau tidak untuk menghadiri jemputan tersebut. Walaupun begitu, Jemputan itu masih lagi disimpan di dalam kalendar anda dan Outlook akan mengingatkan anda tentang temujanji tersebut. Sekiranya anda menolak atau decline jemputan tersebut, maka entri ini akan hilang dari kalendar anda.

Kotak yang berwarna biru sepenuhnya pula bermaksud anda telah menerima jemputan dan anda sudah memberi maklum balas kepada pengirim tentang kehadiran anda.

Berbalik kepada persoalan kita pada awal tadi, macam mana cara kita nak backup kalendar kita untuk rujukan masa hadapan sekiranya anda perlu memadam entri kalendar anda untuk mendapatkan semula free space di dalam mailbox anda yang terhad itu?

Macam mana nak saya buat backup calendar?


Untuk membuat backup kalendar, caranya sangat mudah. Kenapa saya kata mudah? Kerana, sebelum ini kita sudah buat backup email yang disimpan di dalam fail PST. Oleh itu, untuk mempercepatkan proses penyalinan, kita boleh menggunakan semula fail PST tersebut.

Cara-caranya

Langkah pertama:

Pada paparan utama Microsoft Outlook, klik pada ikon Calendar yang terdapat di bahagian bawah sebelah kiri. (rajah 1). Anda boleh klik pada gambar di bawah untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas.

rajah 1


Langkah kedua:

Di bawah My Calendars, klik butang kanan pada Calendar dan klik pada Copy Calendar (rajah 2).

rajah 2


Langkah ketiga:

Pilih salah satu fail PST yang anda buat sebelum ini dan klik OK (rajah 3). Sebagai contoh di sini, saya gunakan fail PST macammana yang telah di buat pada post sebelum ini.

rajah 3

Setelah anda klik butang OK, anda akan dapati folder calendar akan keluar di dalam fail backup macammana. (rajah 4)

rajah 4


Langkah keempat:

Akhir sekali, klik pada Calendar di dalam backup macammana. Tujuannya adalah untuk refresh semula paparan dalam Outlook anda. Setelah itu, klik semula pada Calendar seperti di langkah pertama tadi dan anda akan dapat melihat "Calendar - macammana" akan dipaparkan di dalam kolum sebelah kiri. Manakala di bahagian paparan utama sebelah kanan, anda akan dapat lihat kalendar anda yang terdapat di dalam server (bahagian kiri) dan di dalam fail PST dalam komputer anda (bahagian kanan). Anda boleh klik pada rajah 5 di bawah untuk mendapatkan gambaran yang lebih jelas.

rajah 5


Kesimpulan

Mudah bukan untuk membuat backup kalendar anda?  Sesetengah orang mungkin akan menganggap perkara ini sebagai sesuatu yang remeh. Anda yang menganggap bahawa kalendar ini tidak penting. Sekiranya dah terlepas, maka biarkan lah. Mengapa perlu untuk disimpan lagi? Tapi bagi sesetengah orang, contohnya Pengurus Syarikat atau seseorang dari bahagian Perundangan atau Audit, kalendar ini amat penting sebagai rujukan sekiranya terdapat apa-apa pertikaian tentang sesuatu terhadap organisasi atau pelanggan.

Jadi, sekarang setelah anda mempunyai satu salinan backup untuk kalendar anda, mari kita belajar pula cara untuk memadam atau delete entri kalendar yang lama untuk mendapatkan semua free space di dalam mailbox anda.

Sila klik kepada pautan di bawah untuk membaca seterusnya.

Link: http://www.macammana.com/2016/10/macam-mana-nak-delete-calendar.html